ZettelpilotDatenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
Pit Lehmann, Bismarckstr. 135 A, 26382 Wilhelmshaven, E-Mail zettelpilot@gmail.com. Siehe auch Impressum.
2. Welche Daten wir verarbeiten
- Belegdaten: die von dir eingesandten Belege (Fotos, PDFs, E-Rechnungen) und die daraus ausgelesenen Angaben (Datum, Händler, Beträge, Steuer, Kategorie, Zahlart).
- Konto- und Kontaktdaten: Firmenname, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, optional Telefon-/WhatsApp-Nummer, Empfänger-Adresse deines Steuerberaters, DATEV-Nummern.
- Nutzungsdaten: Login-/Zugriffszeitpunkte, technische Protokolldaten (z. B. IP-Adresse) zur Absicherung des Dienstes.
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen
| Zweck | Rechtsgrundlage (DSGVO) |
|---|---|
| Erbringung des Dienstes (Belegerfassung, Aufbereitung, Versand an den Steuerberater) | Art. 6 Abs. 1 lit. b (Vertrag) |
| Revisionssichere Archivierung der Belege | Art. 6 Abs. 1 lit. c (gesetzliche Aufbewahrung, GoBD/§ 147 AO) |
| Sicherheit, Missbrauchs- und Betrugsprävention | Art. 6 Abs. 1 lit. f (berechtigtes Interesse) |
4. Empfänger und Auftragsverarbeiter (Subprozessoren)
Zur Erbringung des Dienstes setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, mit denen Auftragsverarbeitungsverträge bestehen:
| Dienstleister | Zweck | Ort |
|---|---|---|
| Hostinger | Server-Hosting, Domain/DNS, E-Mail-Ein- und -Ausgang | EU |
| Anthropic | Automatische Texterkennung auf Belegfotos (KI) | USA – Übermittlung auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln |
| Cloudflare (R2) | Verschlüsselte Offsite-Sicherung der Datenbank | EU (Jurisdiktion EU) |
| Stripe | Zahlungsabwicklung (Abo, Zahlungsmittel) | EU/USA – EU-Standardvertragsklauseln |
Belegdaten werden nur an deinen von dir angegebenen Steuerberater übermittelt, wenn du den automatischen Versand aktivierst.
5. Drittlandübermittlung
Für die automatische Texterkennung auf Belegfotos werden Bilddaten an Anthropic (USA) übermittelt. Grundlage sind die EU-Standardvertragsklauseln. Strukturierte E-Rechnungen (ZUGFeRD/XRechnung) werden ohne KI direkt ausgelesen und dabei nicht an Anthropic übermittelt.
6. Speicherdauer
Belege und daraus abgeleitete Daten werden gemäß den steuerlichen Aufbewahrungspflichten (grundsätzlich 10 Jahre) revisionssicher gespeichert. Konto- und Kontaktdaten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung und darüber hinaus im Rahmen gesetzlicher Pflichten aufbewahrt.
7. Zahlungsabwicklung
Für die Abwicklung des Abos nutzen wir Stripe. Deine Zahlungsdaten (Kartennummer bzw. IBAN) gibst du direkt bei Stripe ein – sie werden dort verarbeitet und gespeichert. Wir sehen und speichern sie zu keinem Zeitpunkt. An uns übermittelt Stripe lediglich, dass ein gültiges Zahlungsmittel hinterlegt ist, sowie den Status deines Abos.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Es gelten ergänzend die Datenschutzhinweise von Stripe.
8. Anfragen über unsere Website
Wenn du das Formular auf zettelpilot.de nutzt, verarbeiten wir die von dir angegebenen Daten (Firma, Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer), um deine Anfrage zu beantworten und dir ein Angebot zu machen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen). Die Angaben werden gespeichert, bis die Anfrage erledigt ist; kommt kein Vertrag zustande, löschen wir sie spätestens nach sechs Monaten. Eine Weitergabe an Dritte oder eine Nutzung für Werbung findet nicht statt.
Beim Aufruf der Website werden technische Protokolldaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite) verarbeitet, um den Betrieb sicherzustellen – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir setzen keine Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken ein und binden keine externen Schriftarten, Karten oder Zählpixel ein.
9. Keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall
Die Belegerkennung erfolgt automatisiert, sie trifft aber keine Entscheidung mit rechtlicher Wirkung dir gegenüber im Sinne des Art. 22 DSGVO. Die ausgelesenen Daten sind ein Vorschlag, den du prüfst und bestätigst.
10. Deine Rechte
Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Außerdem hast du ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde; für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover. Wende dich für alle anderen Anliegen an zettelpilot@gmail.com.
11. Pflicht zur Bereitstellung
Ohne die Konto- und Belegdaten kann der Dienst nicht erbracht werden.